Jak ušetřit náklady vývojem vlastního informačního systému?
Při rozhodování, jaké řešení použít pro interní firemní procesy, se často „vývoj na míru” zatracuje kvůli vysoké ceně. To není vždy tak úplně pravda. Ukážeme vám příklad našeho klienta, který ušetří stovky tisíc korun ročně díky vývoji interního systému s námi.
Majitel firmy, která v Jihovýchodní Asii staví luxusní developerské projekty, apartmány, které pak nabízí investorům, nás oslovil s poptávkou po vytvoření informačního systému pro svou firmu. Aktuální stav je takový, že jejich zaměstnanci využívají aplikaci Asana pro task management a Pipedrive pro řešení obchodních případů. A poté je ve firmě několik tabulek v Google Sheets, kde se ukládají další data a procesy.
Vzhledem k tomu, že je potřeba, aby do systémů měli přístup všichni zaměstnanci, a podobná krabicová řešení jsou typicky účtována za uživatele, s rozšiřováním týmu rostou náklady. Při více jak 100 lidech, kteří mají mít do systémů aktuálně přístup, se bavíme o nákladu 1 milion korun ročně.
A nejde pochopitelně jen o náklady: Asana je skvělá univerzální aplikace na task management, ale vzhledem ke své náročnosti je potřeba zaměstance dobře školit. Spoustě zaměstnanců se může zdát systém příliš složitý. Je postavený tak, aby vyhovoval co největšímu množství případů, ale to neznamená, že je úplně ideální pro ten váš.
Současná krabicová řešení klienta stojí zhruba 1 000 000 Kč každý rok.
Další podstatnou věcí je to, že Asana pochopitelně neřeší všechny procesy, které firma potřebuje podchytit. S tím přichází potřeba dalšího software. Další software znamená další přístupové údaje pro každého zaměstnance a další náklady za každého z nich. Část dat je poté potřeba držet ve více systémech a duplikovat. To zase přináší zbytečnou práci.
S tímto klientem jsme si definovali základní produkt, díky kterému budeme schopni zrušit Asanu. Postavíme společně zjednodušený klon Asany s funkcemi, které přesně potřebují. V průběhu vývoje samozřejmě testujeme a ve finále dojde k migraci dat z Asany do nového systému.
Celý systém se staví tak, aby držel strukturovaně v databázi všechna potřebná data, která jsou následně nutná pro automatizace dalších procesů. Například:
Máme na jednom místě přehled jednotlivých stavebních projektů a úkolů, které se k nim vážou. Díky tomu je možné výrazně zjednodušit například generování reportů jednotlivým majitelům budoucích apartmánů. Stačí přidat funkci jednoduchého importu fotografií ze stavby přímo v aplikaci. Fotky se na stavbě vyfotí a pošlou do systému. Ten z polohy u fotografie dokáže přímo určit, k jakému apartmánu patří.
Je možné držet přehled o stavech jednotlivých projektů a apartmánů a podle nich automaticky generovat další důležité dokumenty (předávací protokoly, faktury, smlouvy).
Díky jasné struktuře pravomocí jednotlivých zaměstnanců v systému je možné provádět schvalování purchase requestů a dalších procesů.
Systém je dále jednoduché rozvíjet o další agendy: Například CRM dodavatelů, kontakty, sklad.
Za cenu, která je nižší než roční poplatky za krabicová řešení, máme systém, který zvládá mnohem více. Nadále je pak možné hledat další místa pro zefektivnění procesů a zjednodušení práce. Již máme jedno místo, s kterým zaměstnanci pracují, jednu databázi a „zdroj pravdy”, kterým se řídí jak lidé, tak hlavně automatizované procesy.
Cena za podobné řešení se pohybuje v řádech statisíců korun. Jednotný firemní informační systém dovoluje držet data na jednom místě. Systém i data jsou vaše, my se staráme o jejich správu. Postupné vylepšování procesů ve vlastním systému je nejefektivnější cestou k digitalizaci a automatizaci.