Hlídání kaucí pronájmů
Systém pro hlídání výběru a vracení kaucí při pronajímání kanceláří. Coworkingové centrum vybírá při pronájmu nové kanceláře kauci. S tou je pak v průběhu času a při změnách podmínek pronájmu (nebo jeho ukončení) potřeba správně pracovat.
Jak jde o finance, automatizace nejsou nezbytné jen kvůli ušetřenému času. V takových případech jde hlavně o zamezení chyb lidského faktoru. To jsme například řešili při vývoji systému na automatizované hlídání kaucí pronájmů.
Automatické vybírání kaucí
Tato funkce umožňuje automatické vybírání kaucí při pronájmu nové kanceláře. Systém generuje přímo do první faktury pronájmu i částku za požadovanou kauci. Zároveň ji propisuje do smlouvy. Obchodník může částku individuálně upravit, ale jen v určitých mantinelech a situacích.
⏱️ Eliminuje potřebu počítat výši kauce manuálně. Ušetří až 5 hodin měsíčně.
Kontrola a úprava výše kaucí
Na základě ročních úprav nájmu systém automaticky vyhodnocuje, zda je třeba od pronajímatelů doplatit kauci. Vytváří odpovídající platební požadavky a generuje automaticky faktury. Automatizuje proces přepočtu a upozorňování na nutnost doplatku kaucí.
⏱️ Ušetří až 50 hodin jednou ročně. A hlavně minimalizuje chybu lidského faktoru.
Správa změn ve výši kaucí
Při změnách počtu pronajatých kanceláří nebo stěhování jednotlivých firem systém automaticky vyhodnotí, zda dojde k potřebě částečného vrácení, nebo naopak doplacení kaucí, a upraví finanční požadavky odpovídajícím způsobem. Zajistí přesné a spravedlivé upravení výše kaucí bez manuálních chyb.
⏱️ Ušetří až 20 hodin měsíčně. A hlavně minimalizuje chybu lidského faktoru.
Synchronizace s účetním oddělením
Tato automatizace zajišťuje pravidelnou měsíční synchronizaci všech transakcí týkajících se kaucí s účetním systémem, včetně plateb, vrácení a doplatků. Umožňuje účetnímu oddělení disponovat aktuálními daty bez nutnosti manuálního zpracování.
⏱️ Ušetří až 8 hodin měsíčně. A hlavně minimalizuje chybu lidského faktoru.
Cena za podobné samostatné řešení by se pohybovala kolem 120 000 Kč. Díky tomu, že s námi tento klient spolupracuje dlouhodobě a iterativně vylepšujeme i další procesy v jeho firmě, podařilo se nám náklady srazit na 64 000 Kč. Postupné vylepšování procesů je nejefektivnější cestou k digitalizaci a automatizaci.
Ročně se tímto jedním vylepšením podařilo ušetřit stovky hodin práce.
Eliminovaly se chyby, které měly jinak často fatální dopady na business klienta.
Investice do vývoje se zaplatila během pár měsíců.