Automatické účtování faktur

Popis problému

Česká firma podnikající v oboru pronájmu prostor vystaví každý měsíc více jak 2 000 faktur. Na správu pronájmů a automatické vystavování faktur má firma již své procesy. Část faktur se vystavuje přímo z CRM systému, část faktur přímo z účetnictví a část se vystavuje automaticky každý měsíc ze systému pro automatizované platby.

Majitel firmy chce mít v účetnictví přehled o nákladech a výnosech podle účtu jednotlivých položek. Ovšem k tomu je nutné provést nastavení správných účtů k jednotlivým položkám v účetním software. Ten to sice umí, ale provést to u 2 000 faktur každý měsíc je práce jednoho člověka na 3 dny. Problém je v tom, že je potřeba vždy každou fakturu otevřít zvlášť a u každé položky uvést správné zařazení.

Řešení problému pomocí miniaplikace a umělé inteligence

Pro klienta jsme na míru připravili jednoduchou, ale zabezpečenou aplikaci, ke které se účetní připojí ze svého počítače. Aplikace zobrazuje jednu fakturu za druhou v přehledném rozložení. Účetní jen přiřazuje k jednotlivým položkám z našeptávače konkrétní účetní zařazení.

Systém se navíc pomocí umělé inteligence učí chápat názvy jednotlivých položek, a v případě podobných názvu z minulých případů již předvyplňuje konkrétní zařazení. V praxi to vypadá tak, že účetní již z 95 % jen kontroluje správné zařazení.